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Druckdatum: 1. Dec. 2007
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E-Mails werden im Klartext im Netz übertragen und sind auf allen Zwischenstationen einsehbar. Eine Abhilfe kann der Einsatz von Verschlüsselungssoftware bieten bspw. PGP.
Es ist nicht sicher, ob der Empfänger die Formatierungen in seinem E-Mail-Programm darstellen kann. Außerdem werden so durch die geringeren Dateigrößen Kosten und Zeit beim Dateitransport gespart.
Die für den Transport zuständigen Protokolle des Internets können keine Sonderzeichen, weder ä,ö,ü noch ß noch bspw. é lesen. Ganz Vorsichtige verwenden auch im Text keine Sonderzeichen.
Von E-Mails wird erwartet, dass sie schnell beantwortet werden. Deswegen sollte das eigene E-Mail-Postfach täglich geleert und die E-Mails innerhalb von drei Tagen beantwortet werden. Wenn für die inhaltliche Beantwortung mehr Zeit notwendig ist, sollte eine kurze Antwort auf den größeren Zeitbedarf hinweisen.
E-Mails werden (häufig zu) schnell gelesen und beantwortet. Da die E-Mail keine nonverbalen Botschaften transportiert, sollten als oberste Prinzipien äußerste Klarheit und äußerste Höflichkeit gelten.
Hier die empfehlenswerten Formate: